Proposta de sistema · Conexa
O sistema que transforma as 5 salas da Porto em horas vendidas, consumidas e faturadas — com prova de uso registrada pelo próprio médico.
O ponto de partida
São dois negócios diferentes, e eles não se controlam do mesmo jeito.
Na clínica própria, o que importava era o atendimento: quem entrou, o que foi feito, quanto foi cobrado do convênio. No Medical Hub, o produto é outro. É a sala, medida em hora, vendida em pacote. O que acontece dentro dela não é da conta da Porto — e é melhor que continue assim.
Só que a operação ainda controla isso como quem controla consulta: agenda combinada no WhatsApp, hora sobrando que “fica pro mês que vem”, médico que desmarcou em cima da hora e ninguém cobrou, sala parada às 14h que ninguém enxerga porque não existe onde olhar. Com 15 médicos e 5 salas, isso ainda cabe na cabeça de alguém. Com 25 médicos, não cabe mais — e cada furo vira desconto na fatura, porque quem não tem registro perde a discussão.
O Sala Aberta resolve exatamente isso: um banco de horas por médico, uma reserva que é a fonte da verdade da cobrança, e um check-in feito pelo próprio médico que vira prova. Nada além disso.
Delimitação
Cada médico tem um saldo. O pacote credita, a reserva debita, a hora extra entra por fora com preço maior. O saldo é visível para ele e para você, o tempo todo.
Grade das 5 salas com filtro por equipamento. Horário fixo semanal para quem tem contrato recorrente, avulso para o resto, fila de espera quando lota.
Pelo WhatsApp, feito pelo próprio médico, com hora registrada. É o que transforma “eu acho que usei” em documento.
Essa terceira coluna não é detalhe de escopo. Ela é o desenho jurídico do produto: a interface inteira fala em reserva, sala e saldo de horas — nunca em escala, jornada, ponto ou aprovação. Isso protege o contrato de locação que sustenta o Hub.
O núcleo
A tabela do Hub já existe: pacotes de 8h a 48h por mês, com o preço-hora caindo conforme o volume, nas faixas Bronze, Prata e Ouro. O sistema não muda a sua tabela — ele passa a executá-la sozinho, todo mês, sem planilha.
O contrato do médico credita as horas do mês no saldo dele, na virada.
Ao reservar, as horas saem do saldo na hora. Sem saldo, entra como hora extra.
Check-in e check-out registram o uso real e alimentam a auditoria.
No fim do mês o médico aprova o extrato. Só depois vira cobrança.
É essa tela que o médico abre no celular. Ela existe para que a conversa sobre a fatura aconteça no dia 12, não no dia 30.
As 3 horas restantes são a decisão mais valiosa deste projeto. Se elas expiram no fim do mês, viram margem sua — hora vendida e não consumida é o lucro mais barato que existe na locação. Se elas acumulam sem limite, você fica com um passivo de horas que um dia todo mundo resolve usar junto, na sexta à tarde. A recomendação é o meio: acumula com teto, expirando em 30 ou 60 dias, com o vencimento visível na tela para o médico não se sentir passado para trás.
O diferencial
Sem app para baixar, sem senha para lembrar, sem passar na recepção. Dez minutos antes do bloco começar, o médico recebe a mensagem. Um toque e o uso está registrado, com hora, sala e autoria. Dez minutos antes de acabar, chega a segunda mensagem.
Abertura do bloco
Encerramento e extensão
A extensão só é oferecida porque a sala estava livre em seguida. Se o horário das 18h já fosse de outro médico, a segunda mensagem não traz esse botão — ela avisa a recepção, porque aí não é item de fatura, é conflito de porta.
Todo sistema de locação de consultório do mercado resolve agenda e cobrança. Nenhum deles resolve prova. Quando a recepção lança o horário por você, o registro é de terceiro e o médico contesta 30 dias depois, na hora de pagar. Quando o próprio médico toca no botão, o registro é dele. A discussão acaba antes de começar.
Trilha de auditoria · reserva #4187
Cada evento guarda quem fez, quando e por qual canal. Nada é apagado, só corrigido com novo registro por cima. É esse histórico que sustenta a fatura se algum dia ela for questionada — e o QR fixo na porta de cada sala funciona como segunda via do check-in para quem estiver sem sinal.
Onde o dinheiro vaza
Todo mês essas seis coisas acontecem, e hoje cada uma delas é resolvida no olho, na conversa, na boa vontade. Cada linha abaixo é uma regra que o sistema executa igual para todo mundo, sem você precisar ser o vilão da história.
| Situação | O que o sistema faz | Efeito na fatura |
|---|---|---|
| Reservou e não apareceu | Marca no-show. Ausência de check-in nunca gera desconto — a sala ficou bloqueada de qualquer forma. | Cobra integral |
| Esqueceu o check-out | Encerra sozinho no fim do bloco previsto e registra “encerrado pelo sistema”. | Sem extra |
| Chegou atrasado | O bloco é o bloco. Atraso não empurra o horário final, senão atropela o próximo. | Sem alteração |
| Passou do horário, sala livre depois | Oferece a extensão pelo WhatsApp e registra o aceite. | Hora extra |
| Passou do horário, sala já era de outro | Alerta a recepção na hora. Isso é conflito físico, não item de cobrança. | Não fatura |
| Cancelou em cima da hora | Aplica a multa em horas conforme o prazo. Se a fila de espera reocupar o horário, a multa cai ou zera. | Multa em horas |
A regra que você usa hoje é uma só: livre até 72h, depois multa. Na prática isso vira exceção manual toda semana, porque medicina tem emergência de verdade e você não vai cobrar multa de quem foi fazer cirurgia. A recomendação é escalonar e dar folga:
| Antecedência | Multa | Por quê |
|---|---|---|
| Mais de 72 h | Livre | Dá tempo de revender o horário para outro médico. |
| 24 h a 72 h | 50 % em horas | Dá para tentar revender, mas nem sempre vai. |
| Menos de 24 h | 100 % em horas | A sala já não é mais vendável. O custo é seu. |
Somado a isso, uma isenção por médico por mês, aplicada por ele mesmo, sem precisar pedir. Isso preserva a relação e ainda te dá o dado de quem usa a isenção todo mês — que é uma informação de negócio, não de cortesia.
Recepção
“Doutor, qual sala é a sua?” é a pergunta que a recepção responde cinquenta vezes por dia, hoje olhando um papel. Essa tela fica aberta o dia inteiro e se atualiza sozinha.
A recepção continua podendo lançar tudo à mão — médico sem celular, sala trocada na hora, aquele caso específico. A diferença é que todo lançamento feito por ela dispara confirmação imediata ao médico. Vira registro co-assinado, contestável no mesmo dia e não trinta dias depois, quando ninguém lembra mais.
Quando você bloqueia uma sala por manutenção, quem já tinha reserva é avisado automaticamente e recebe as horas de volta no saldo. Ninguém precisa ligar para ninguém.
Gestor
Esta é a parte que justifica o projeto. O resto é encanamento — necessário, mas encanamento. O painel do gestor é onde você descobre coisas sobre o seu próprio negócio que hoje simplesmente não estão em lugar nenhum.
A taxa de ocupação média não serve para decidir nada. O que serve é saber que a quarta-feira de manhã vive lotada e a segunda depois das 17h nunca vende — porque aí existe uma decisão comercial a tomar.
| Seg | Ter | Qua | Qui | Sex | Sáb | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 08–10 | ||||||
| 10–12 | ||||||
| 12–14 | ||||||
| 14–16 | ||||||
| 16–18 | ||||||
| 18–20 |
As faixas vazias são horas que você já pagou — aluguel, energia, recepção de plantão — e que não geraram receita nenhuma. É ali que entra preço promocional, pacote de fim de tarde e convite para especialidade nova.
A diferença entre as duas é margem pura, e hoje ninguém mede. É o indicador que diz se a sua tabela de pacotes está bem calibrada ou se você está vendendo volume que o médico nunca vai usar — e um dia vai querer de volta.
Quanto já está contratado para o mês antes de qualquer venda nova acontecer. É o número que você leva para o banco e para a decisão de abrir a sexta sala.
Quem está encostando no teto do pacote — candidato natural a upgrade — e quem contratou 16h e usa 6h, que é o que vai pedir downgrade ou sair.
Passou de X dias de atraso, o sistema para de aceitar reservas novas daquele médico. Automático, igual para todos, sem você precisar cobrar ninguém pessoalmente.
A conta
A simulação abaixo usa a tabela pública do Hub — Bronze, 16h/mês, R$ 85,44 a hora — e premissas conservadoras sobre a operação atual: 15 médicos, 5 salas e uma capacidade de 1.320 h por mês (5 salas × 12 h por dia × 22 dias úteis). São premissas, não medições — o sistema existe justamente porque hoje ninguém consegue medir isso. Vale validar cada linha com você antes de fechar o número.
| Vazamento | Premissa | Por mês | Por ano |
|---|---|---|---|
| Horas vendidas que transbordam para o mês seguinte | 2 h por médico, 15 médicos, com vigência não controlada | R$ 2.563 | R$ 30.758 |
| Cancelamento fora do prazo sem multa aplicada | 1 bloco de 3 h por médico a cada 2 meses, multa de 50 % | R$ 961 | R$ 11.534 |
| Extrapolação de horário não faturada | 20 min em 15 % das sessões, à hora avulsa de R$ 89 | R$ 267 | R$ 3.204 |
| Horário morto que ninguém enxerga | +4 pontos de ocupação via preço promocional em faixa vazia, a R$ 76 a hora | R$ 4.013 | R$ 48.154 |
| Exposição total estimada | R$ 7.804 | R$ 93.650 | |
Simulação para dimensionar a ordem de grandeza da oportunidade, não promessa de resultado. As três primeiras linhas dependem de você decidir aplicar as regras; a quarta depende de ação comercial que o painel torna possível, mas não executa sozinho. Fora da conta, ainda: a inadimplência evitada pelo bloqueio automático de reservas e o tempo de recepção que deixa de ser gasto conferindo horário no papel.
Escopo
Reserva avulsa e horário fixo semanal, busca de sala por equipamento, saldo de horas, fila de espera, check-in e check-out por WhatsApp, extrato e aprovação da fatura.
Painel do dia em tempo real, quem está em qual sala, quem não fez check-in, salas livres agora, lançamento de exceção com confirmação ao médico.
Mapa de calor de ocupação, receita por sala e por hora, horas vendidas × consumidas, consumo por médico, receita recorrente prevista, inadimplência e bloqueio de sala.
Pacote, hora extra, multa e crédito consolidados em fatura mensal. Cobrança por PIX e cartão, régua de inadimplência e bloqueio automático de novas reservas.
Entrega
Quatro fases, nesta ordem, porque cada uma depende da anterior estar de pé. A ordem não é negociável: começar pela tela bonita e deixar as regras de cobrança para o fim é como se produz sistema que dá briga de fatura no terceiro mês.
Fechamos as cinco decisões abertas da última seção, a tabela de multa e a vigência do saldo. Sai daqui o desenho do banco de horas e das regras de borda, aprovado por você por escrito. Nenhuma linha de sistema é escrita antes disso.
O coração: saldo, reserva, buffer de virada, fila de espera, check-in e check-out, trilha de auditoria e as seis regras de borda. É a parte mais difícil e a que carrega todo o valor. Ao fim desta fase o sistema já registra uso de verdade.
Fatura, extrato aprovável, cobrança por PIX e cartão, régua de inadimplência e bloqueio de reserva. Integração oficial do WhatsApp com os modelos de mensagem aprovados na Meta.
Painel do dia, painel do gestor, treinamento da recepção e piloto com 3 a 5 médicos rodando em paralelo com o controle atual. Só depois que o piloto fecha o mês sem divergência é que a operação inteira migra.
Prazo total e datas de cada fase entram na proposta comercial fechada, depois que o escopo da Fase 1 estiver acordado. Comprometer data antes de fechar regra de multa e vigência de saldo seria chute, e chute em prazo é o que estraga projeto.
Investimento
O Sala Aberta é um produto da Conexa. A Clínica Porto entra como cliente piloto: participa do desenho, tem prioridade na fila de melhorias e paga um valor de implantação bem abaixo do custo real de construir isso do zero — porque parte desse custo a Conexa absorve como investimento no produto.
Valor de piloto apresentado na reunião
Mensalidade apresentada na reunião
Duas coisas são de terceiros e cobradas por eles, não pela Conexa: a taxa do meio de pagamento sobre PIX e cartão, que segue a tabela do gateway que você já usar; e a tarifa da Meta pelas mensagens de WhatsApp, que é cobrança por mensagem enviada em conversa iniciada pela clínica. Na operação atual — 15 médicos, check-in e check-out em dias úteis — isso fica na casa de algumas centenas de mensagens por mês, valor baixo, mas que precisa estar na conta desde o começo para não virar surpresa.
A Conexa mantém a propriedade do produto e pode licenciá-lo para outras clínicas. Em troca, a Porto paga como piloto e não banca sozinha o custo de desenvolvimento. Se a sua preferência for exclusividade — o sistema como ativo só seu, sem revenda —, isso é possível e muda o valor de implantação. Vale conversarmos, porque as duas estruturas fazem sentido e a escolha é sua.
Antes de começar
Nenhuma delas é decisão de tecnologia. São decisões de negócio suas, e todas mudam como o sistema calcula dinheiro. Por isso a Fase 1 existe: para fechar isso antes, e não descobrir no meio da construção.
Locação de imóvel ou cessão de espaço com serviços? O tratamento fiscal é diferente e define quem emite nota do quê. Precisa passar pelo seu contador antes de construirmos o módulo financeiro — não é decisão de engenharia.
Contador · bloqueia a Fase 3
Expira no mês, acumula sem limite ou acumula com teto e prazo? Recomendamos acumular com teto e vencimento em 30 ou 60 dias. É a decisão de maior impacto direto na margem.
Sua · bloqueia a Fase 2
Os 10 a 15 minutos de limpeza e saída do paciente anterior saem do saldo do médico ou são cortesia embutida no preço? Recomendamos cortesia — é mais simples de explicar e já está no preço-hora.
Sua · bloqueia a Fase 2
Precisa ser maior que o preço-hora do maior pacote, senão ninguém contrata pacote grande. A tabela do Hub já dá a base: falta cravar o valor da hora fora do pacote.
Sua · bloqueia a Fase 3
Confirmar os degraus de 72h e 24h e quantas isenções por médico por mês. Uma vez publicado para os médicos, mudar isso depois desgasta a relação — melhor acertar agora.
Sua · bloqueia a Fase 2